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Maîtriser l'intégration d'un ERP
pour assurer le succès de
l'E-Commerce B2B

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Introduction

Vous devez prévoir les obstacles potentiels lorsque vous construisez la feuille de route de votre Ecommerce B2B. Les détours en cours de route sont courants et il peut même y avoir de barrages monumentaux qui mettent votre objectif en péril. L’intégration d’un ERP est cruciale pour le succès d’une le mise en œuvre de votre plate-forme d’E-commerce. Si vous ne le faites pas correctement, elle peut faire dérailler le projet dans son ensemble. Il est donc important de planifier soigneusement l’intégration d’un ERP et de choisir judicieusement votre plateforme d’E-commerce pour minimiser les problèmes d’intégration. Lorsqu’elle est bien réalisée, l’intégration d’un ERP et d’une plate-forme d ’Ecommerce permet de maximiser le potentiel d’un environnement de vente entièrement digitalisé. Cela donne un avantage à tous les aspects de l’entreprise:

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Traitement précis des commandes grâce à la réduction de saisies manuelles. Cela permet de gagner du temps, augmenter le débit et réduire les erreurs dans les commandes et les livraisons.

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Amélioration du contrôle de l’inventaire grâce à la synchronisation automatique. Les clients ont accès au niveau précis des inventaires sans assistance supplémentaire.

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Notification automatique de la livraison de la commande aux clients et du suivi de la livraison en ligne.

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Gestion simplifiée de l’inventaire grâce à la synchronisation en cas de changements de produits ou de prix.

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Mise en conformité fiscale automatisée qui permet d’éliminer le risque d'erreurs de taux et de recouvrement.

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Adaptation à l’évolution de l’entreprise sans effort et sans ressources supplémentaires.

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Ventes ciblées sur les clients à forte valeur ajoutée qui se traduisent par une augmentation des bénéfices. Lorsque les données de l'ERP sont intégrées à l’E-commerce, les efforts de marketing sont plus ciblés et ont un meilleur taux de réussite.

Que contient votre ERP ?

Votre logiciel de planification des ressources de l’entreprise (« Enterprise Resource Planning » en anglais) est l’épine dorsale de l’infrastructure informatique de votre entreprise. Il gère votre comptabilité, la base de données de vos clients, les calendriers de production, la gestion du matériel, les commandes et la livraison. Votre plateforme d’E-commerce est un outil commercial puissant et doit donc parfaitement fonctionner et s’intégrer à votre ERP. Cette tâche n’est pas toujours aussi facile que vous le pensez à cause de la nature même de votre ERP et de ce qu’il contient.

La variété et le volume de vos données

Votre ERP permet de référencer toutes les données de votre entreprise. Cette fonction est formidable car ces informations sont vitales pour tout analyser, des tendances de productions à l’effet des saisons sur les ventes. Cependant, l’immense variété d’informations contenues dans l’ERP pose un défi en soi. Plus vous avez de champs de données dans votre base de données, plus son intégration devient difficile. Pour une intégration réussie, il est important d’identifier, dès le début de la planification, quelles données de l’ERP doivent être synchronisées et intégrées dans votre système d’E-commerce. Pour ce faire, vous devez d’abord comprendre le type de données qui seront partagées entre l’ERP et votre plate-forme d’E-commerce. Il est aussi important de comprendre les avantages de ce partage de données:

  • Information sur le produit – Le nom des produits, les références et les descriptions doivent tous correspondre pour que les clients reçoivent les produits qu’ils ont commandés.
  • Renseignements sur le client – La livraison et la facturation exigent que les coordonnées, les
    renseignements de livraison, les modalités de paiement et l’état du crédit soient partagés.
  • Prix – Des prix et des règles appropriés doivent être utilisés par les deux systèmes car la plupart
    des transactions B2B se basent sur des prix négociés.
  • Livraison – Les logistiques de livraison, le statut des commandes et les informations de connaissement doivent circuler entre les deux systèmes pour faciliter l’expédition et la gestion d’inventaire et de comptes.
  • Inventaire – Les clients, les directeurs des achats et les gestionnaires d’entrepôts dépendent tous de données d’inventaire à jour. Cela signifie que le statut de l’inventaire (en stock, en rupture de stock, arrêt de la production, etc.), les quantités et les délais doivent être
    coordonnés et synchronisés.
  • Information sur les commandes/factures – Les équipes de comptabilité, les représentants du service à la clientèle et les clients doivent avoir accès à des informations complète sur les commandes. Ceci inclut des informations sur les commandes en cours et l’historique des
    commandes passées. Il faut donc partager les données sur les produits individuels de la commande, l’historique des commandes/factures antérieures, le statut actuel des commandes/factures, le statut des commandes et les informations de paiement.
  • Taxes – Les transactions domestiques et internationales sont assujetties à une variété de règles et de taux d’imposition. L’ERP et la plate-forme d’E-commerce doivent automatiquement partager ces données afin d’accroître la conformité et minimiser les risques. Les règles et les taux d’imposition doivent donc être partagés entre les deux systèmes.
  • Les retours – Les accidents, les défauts et les erreurs de livraisons peuvent arriver. Les autorisations de retour de marchandises et les notes de crédit font partie de la gestion de vente. Les deux systèmes doivent donc partager ces données afin que les clients et les employés aient accès aux mêmes données sur le compte.

En plus des données énumérées ci-dessus, il faut tenir compte de la taille totale de la banque de données. L’ ERP de votre plate-forme d’E-commerce doit être capable de traiter un volume de données qui contient des données sur des dizaines de milliers de références ou de clients.

Technologies plus anciennes

L’ERP fait partie intégrante d’une gestion d’entreprise réussie mais sa mise à niveau peut ou non avoir eu lieu dans votre entreprise. Il arrive souvent que les ERP soient mis à jour sur des technologies plus anciennes. Par exemple, un ERP pourrait être basé sur un logiciel vieux de 10 à 20 ans. D’un point de vue pratique, un vieil ERP peut ne pas s’adapter facilement à des systèmes tiers. Cette technologie plus ancienne peut rendre les intégrations encore plus complexes car les technologies désuètes ne sont pas compatibles avec les nouvelles technologies. Souvent, les services informatiques passent des années à configurer un ERP ancien, à résoudre des problèmes et à créer des solutions de contournement. Cela nous amène donc à la troisième caractéristique qui explique pourquoi les intégrations ERP sont si complexes.

Personnalisation complète

Les systèmes d’ERP ne fonctionnent généralement pas bien sans un certain niveau de personnalisation car il n’y a pas deux entreprises qui se ressemblent. Que vous utilisiez SAGE ou SAP, il est fort probable que votre logiciel ait été tellement personnalisé qu’il ne ressemble à aucun autre logiciel d’une autre entreprise. L’installation de votre ERP est unique aux besoins et aux flux de travail de votre entreprise. C’est une bonne chose mais des installations d’ERP uniques nécessitent aussi des intégrations d’Ecommerce uniques.

L’intégration de votre ERP sur votre plateforme d’E-commerce peut être un défi car votre ERP contient de nombreuses données, utilise une technologie plus ancienne et a été personnalisé de façon unique. Vous devrez donc déterminer quel système accueillera la base de données principale. S’agira-t-il de l’ERP ou de la plateforme d’E-commerce ? L’ERP recevra très probablement votre base de données principale car son influence atteint chaque département et chaque fonction. Mais il peut arriver que ce ne soit pas toujours le cas. C’est pourquoi il est important d’avoir cette conversation en interne dès les premières étapes de la planification pour déterminer où placer votre base de données. L’absence d’un plan d’intégration complet peut entraîner des retards, des dépenses et des efforts supplémentaires. En ayant tout cela à l’esprit, quelles sont les clés de l’intégration réussie d’un ERP et d’une plate-forme d’Ecommerce?

Les clés d’une intégration réussie

Une intégration réussie commence par une étape de planification approfondie. En effet, l’intégration débute avant même que vous ayez choisi votre plateforme d’E-commerce. Avant toute chose, vous devez bien comprendre comment les données circulent pour élaborer un plan de migration ainsi qu’une stratégie de synchronisation qui intégrera toutes éventualités liées à votre développement future.

Comprendre la circulation des données

Il est important de comprendre comment les données circulent dans votre entreprise avant et après l’intégration d’un nouvel ERP. Lorsque vous schématiser le flux de données, assurez-vous d’inclure toutes les sources de données. Si vous utilisez actuellement un EDI, savez-vous où aura lieu l’échange d’informations quand l’intégration sera terminée ? Qu’en est-il des nouveaux clients ? Si l’un de vos objectifs avec votre plate-forme d’E-commerce est de générer de nouvelles ventes, comment allez-vous traité les données de vos nouveaux clients? Qu’en est-il des clients hors ligne qui passent des commandes en ligne ? Comment les comptes en ligne et hors ligne seront-ils liés ?

Vous voyez où ça nous mène ? Pour réussir l’intégration de votre ERP, nous vous conseillons d’utiliser des diagrammes de flux de travail pour représenter l’ensemble de l’entreprise. Cela aidera votre entreprise et votre partenaire d’intégration à avoir une représentation visuelle de vos différents processus de vente. Ce n’est qu’avec ces éléments que vous serez prêt à envisager un premier plan de migration et d’intégration.

Stratégies d’intégration à considérer

Successful integrations begin with extensive planning. It’s true for any project. So, a successful integration begins well before you’ve even selected your eCommerce platform. You need to understand how data should flow, build a migration plan, develop a synchronization strategy, and incorporate contingencies for future growth.

Modèle d’intégration point à point (P2P)

Lorsque une entreprise a peu d’applications, elle utilise souvent un modèle d’intégration appelé point à point (P2P) ou « un à un ». L’intégration point à point offre une méthode à impact léger pour connecter une application à une autre. Bien que ce modèle convienne à des intégrations plus simples, il devient rapidement ingérable lorsque le nombre de points d’intégrations augmente.

Une intégration P2P pour deux ou trois applications est assez simple, mais elle devient complexe lorsque plusieurs applications sont impliquées. Par exemple, si quatre systèmes différents doivent être intégrés ensemble, cela signifie que le nombre total de connexions point à point peut atteindre 12 selon la règle n(n-1) (également appelée problème n-carré). Il n’est pas rare pour les grandes entreprises d’avoir des centaines d’applications différentes à intégrer. Dans ce scénario, les entreprises devraient se tourner vers un modèle d’intégration avec un Middleware moins complexe.

 

Modèle d’intégration avec un Middleware

Le modèle d’intégration avec un Middleware est un logiciel centralisé qui se positionne entre différents systèmes primaires, tels que l’ERP, le système de gestion de l’information produit (PIM) ou le système d’E-commerce. Au lieu d’avoir un connecteur séparé pour que chaque application puisse se connecter à tous les autres connecteurs (comme c’est le cas pour les intégrations P2P), l’avec un Middleware utilise une méthode standard pour connecter le système commun à l’ensemble du réseau. Mulesoft, Apache Camel, SAP PO (Process Orchestration), SAP HANA Cloud Integration et Microsoft Azure Logic Apps sont quelques-unes des technologies qui offrent des fonctionnalités avec un Middlewares. Il est important de noter qu’il existe différentes façons de configurer une architecture avec un Middleware. Nous nous concentrerons sur les modèles HUB et Enterprise Service Bus dans les prochaines sections.

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HUB

Le modèle HUB ou Hub/Spoke est un type d’architecture utilisé lors de la création d’une couche d’intégration avec un Middleware. Dans ce modèle, le rayon se connecte à une application et convertit le format des données de l’application en un format que le Hub peut lire. Le Hub traite tous les messages et s’occupe de l’acheminement et la transformation du contenu d’un message entrant en un format que le système du destinataire peut lire.

Un modèle hub/spoke est une excellente option si vous êtes sûr que le nombre d’intégrations et la quantité de données à intégrer n’augmenteront pas de façon exponentielle avec le temps et que votre matériel informatique saura s’adapter à l’évolution de votre compagnie.

Service d’entreprise bus

Le service d’entreprise bus (SEB) est un autre type d’architecture lors de la construction d’une couche d’intégration avec un Middleware. Son concept de base est de connecter différentes applications à un bus de communication où vous activez chaque application pour communiquer avec un bus. Le bus agit davantage comme un centre de messagerie sans les tâches d’un avec un Middleware (ex: transformation et routage des données). En résumé, la principale différence entre un hub/spoke et un SEB réside dans le fait que pour l’architecture SEB, le système d’intégration qui effectue la transformation et le routage des messages est confié aux adaptateurs de l’application plutôt que centralisé vers un hub unique. Cela rend l’SEB plus adaptable à l’évolution de votre entreprise.

Les entreprises choisissent d’utiliser un SEB à cause de sa souplesse et sa capacité d’adaptation. Au fur et à mesure que de nouvelles applications sont introduites dans votre entreprise, l’SEB offre un système simple et modulaire qui réduit le temps de mise en marche de nouvelles initiatives.

Sélection de la stratégie de synchronisation et de traitement

Vous avez deux plans à définir pour une intégration réussie et les deux plans exigent que vous sélectionniez une bonne stratégie de traitement. Le premier plan concerne la migration initiale de vos données. Comment seront chargées les données des produits et des clients? Comme nous l’avons déjà mentionné, les données telles que les SKU et les ID client doivent être cohérentes dans les deux systèmes. Veillez à prévoir suffisamment de temps pour effectuer des tests approfondis sur la migration de vos données avant d’effectuer la migration réelle. Ne laissez pas vos clients être des rats de laboratoire.

Il est important que les clients aient une expérience positive dès la première interaction lors de la transition de votre entreprise vers le numérique. Prévoyez donc beaucoup de temps pour l’AQ et les tests. Votre plan de synchronisation (le deuxième plan) est tout aussi important. Vous devez examiner de façon attentive la manière dont les données sont transférées entre les deux systèmes. Les données migrent-elles en temps réel ? Ce genre de réactivité est le Saint Graal des intégrations d’ERP, mais cela a un prix et nécessite généralement une programmation approfondie. Les données seront-elles synchronisées par lots ? Ce type de traitement nécessite des ressources considérables. La décision finale est une décision stratégique qui exige une évaluation de vos ressources et de vos besoins en données. Vous constaterez peut-être qu’un mélange de traitement en temps réel et de traitement par lots est préférable. Voici la principale différence entre les deux stratégies.

Intégration en temps réel

Lors d’une intégration en temps réel, le système source est continuellement surveillé pour de nouvelles transactions. Lorsqu’une nouvelle transaction est découverte, le système réagit immédiatement en intégrant la transaction au système cible. Ce type de synchronisation est nécessaire lorsque les données sont sensibles au facteur temporel. Il s’agit peut-être de la meilleure approche si vous prévoyez qu’un grand nombre d’opérations se produiront sur une base régulière. Plus le nombre de transactions est élevé, plus le traitement d’un lot sera long. En traitant en temps réel, vous éviterez les longs traitements par lots qui monopolisent les ressources et empêchent l’exécution d’autres tâches.

Cette stratégie fournit les données les plus récentes ainsi qu’un traitement efficace d’un grand nombre de transactions. Mais cette stratégie présente aussi des inconvénients. Ce type de synchronisation peut être complexe. Il faut donc des compétences et une expertise approfondies en matière de développement de logiciel, ainsi que du temps pour élaborer les schémas d’intégration complexes nécessaires à ce type d’intégration. Ces schémas doivent identifier les données spécifiques à intégrer tout en excluant les informations inutiles. En effet, pour que le traitement en temps réel soit efficace, vous ne devez intégrer que les données qui doivent être synchronisées. Synchroniser plus de données que nécessaire est un gaspillage de ressources qui annule les avantages du traitement en temps réel.

Comprendre la source et la cible

Que vous utilisiez l’une ou l’autre stratégie (ou les deux), n’oubliez pas que l’information doit circuler dans les deux sens. Par exemple, les nouvelles commandes peuvent migrer de votre plate-forme d’E-commerce vers votre ERP en temps réel pour en accélérer le traitement et
l’exécution, tandis que les données de facturation et de livraison peuvent migrer par lots à la fin de chaque jour ouvrable. L’exécution doit donc être planifiée avec soin. Par exemple, les données migreront-elles de votre plate-forme d’E-commerce vers votre ERP et de votre ERP
vers votre plate-forme d’E-commerce en même temps ? D’autres personnalisations des deux logiciels seront-elles nécessaires ? Votre planificateur de tâches sera-t-il assez puissant pour prioriser les tâches de traitement les plus efficace en fonction de vos stratégies?

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Intégration par lots

L’autre option est l’intégration par lots. L’intégration en temps réel traite chaque transaction au fur et à mesure qu’elles se produisent. L’intégration par lots, quant à elle, traite toutes les données correspondantes à un critère spécifique dans le système cible. L’intégration par lots demande beaucoup de puissance de traitement et de temps car elle traite d’un coup tous les enregistrements qui répondent aux critères d’intégration. L’intégration par lots peut être la solution à adopter si la synchronisation de processus n’est pas urgente ou si vous constatez que l’intégration entre l’ERP et la plate-forme d’Ecommerce est limitée. De plus, un traitement par lots permet de mettre à jour de nombreux champs et peut ainsi vous faire gagner du temps.

Plan de croissance

Si une entreprise ne grandit pas, elle se meurt. Si une croissance continue est l’un de vos objectifs, alors votre ERP doit aussi être capable de s’adapter à votre objectif de croissance. Plus de croissance signifie plus de produits, plus de clients, plus de données et plus de traitements. Cela signifie également que votre entreprise doit être configurée pour s’adapter à l’automatisation. Accenture rapporte que 86 % des entreprises manufacturières affirment que la technologie accélérera « rapidement » ou « à un rythme sans précédent » entre 2017 et 2020. Par exemple, dans leurs efforts pour améliorer l’expérience numérique du client, les grossistes ajoutent des options telles que la possibilité d’identifier les pièces en les photographiant. Les clients B2B exigent aussi une expérience omni-canal. Les grossistes, les fabricants et les distributeurs doivent croître, évoluer et s’adapter continuellement à ses changements.

Que ce soit dans l’ERP ou sur le site Web, comment allez-vous gérer l’évolution de vos activités? Si la seule constante est le changement, une intégration réussie et durable nécessite une plate-forme flexible qui fournit des solutions qui répondent à toutes nouvelles exigences. Évitez les silos de données, les goulots d’étranglement et le jonglage entre logiciels qui transforment les données dont vous disposez en données indisponibles.

Choisissez vos partenaires d’E-commerce avec soin

Assurez-vous de bien choisir votre partenaire d’intégration et votre fournisseur d’E-commerce. Il s’agit d’un processus complexe et vos partenaires doivent comprendre les défis auxquels vous faites face et vos objectifs principaux. Un bon partenaire détermine son succès non pas par la vente qui est faite, mais par le succès dont l’entreprise bénéficie grâce à la vente.

Un bon partenaire est soutenu par une communauté de développeur de qualité. Recherchez donc un partenaire soutenu par une communauté diversifiée d’applications tierces. Plus votre ERP est robuste, plus il est facile à développer et à adapter. Qu’il s’agisse du traitement des paiements ou de la performance sur le Web, vous devez avoir des partenaires qui vous amèneront ce qui se fait de mieux technologiquement.

Assurez-vous de choisir un fournisseur avec qui vous vous sentez à l’aise. Vous traitez vos clients avec honnêteté et respect. Ne devriez-vous pas attendre la même chose de votre partenaire? Votre choix pour un système d’ERP et d’E-commerce est une décision importante et leurs intégrations devraient reposer sur une relation stable et fiable. OroCommerce est une plateforme d’E-commerce B2B qui s’intègre à tous les systèmes d’ERP, que l’objectif soit l’intégration en temps réel ou par lots. Nous sommes intégrés avec succès à :

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SAP

OroCommerce inclut également un CRM pour gérer les traitements omni-canaux et fournir une vue détaillée sur chaque client. Ce logiciel puissant peut aussi évoluer afin de gérer des catalogues de plus de 60 millions de références. Il est livré prêt à l’emploi avec une API et un moteur de workflow flexible et dynamique qui vous aidera à gérer l’intégration votre ERP lors de l’évolution de votre entreprise.

Demandez une démonstration gratuite pour découvrir comment OroCommerce peut s’intégrer à votre ERP et assurer le succès de votre plate-forme d’E-commerce B2B. Nous sommes prêts à travailler avec votre équipe commerciale et votre équipe informatique pour augmenter votre succès.

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